Keski-Pohjanmaan hyvinvointialueen väliaikainen valmistelutoimielin
Pöytäkirja 14.01.2022/Pykälä 5

VATE 14.01.2022 § 5  

156/00.02.15/2022  

Valmistelija Talousjohtaja Pasi Hämäläinen ja talouspäällikkö Tiina Högnabba

Keski-Pohjanmaan hyvinvointialueen väliaikainen toimielin on valmistellut taloushallintopalveluiden hankintaa syksyn 2021 aikana yhteistyössä Kokkolan kaupungin kanssa. Soiten nykyinen toimintamalli, jossa palvelu on hankittu Kokkolan kaupungilta ei ole enää mahdollinen vuoden 2023 alusta. Hyvinvointialueen taloushallintopalveluiden vaihtoehtoisiksi tuottamistavoiksi on tunnistettu:

• tilitoimistopalveluiden tuottaminen itse
• Kokkolan kaupungin kanssa perustettava yhteinen yhtiö
• palvelun tuottaminen yksityiselle toimijalle ensisijaisesti palvelukeskusmallin pohjalta

Hyvinvointialue ja Kokkolan kaupunki tekevät omat päätöksensä itsenäisesti, mutta alustavissa neuvotteluissa molemmat ovat ilmaisseet halukkuutensa ensisijaisesti etsiä ratkaisua ulkoisen palveluntuottajamallin pohjalta. Hyvinvointialueen lyhyen ja pitkän tähtäimen näkökulmasta tarkasteltuna paras vaihtoehto on palvelun ostaminen palvelukeskusmallin pohjalta yhteistyössä Kokkolan kaupungin kanssa hyödyntäen nykyistä toiminnanohjaus-järjestelmää. Näin turvataan siirtymähetken resurssit ja osaaminen sekä varmistetaan palveluiden jatkuvuus häiriöittä ja osaamisen säilyminen alueella. Lisäksi ulkopuolinen palvelukeskusmalli varmistaa toimintojen kehittämiseen riittävät resurssit.

Hyvinvointialueen tehtäviin taloushallintoon jää edelleen asiakas- ja potilaslaskutukseen liittyvät laskutustehtävät. Talousjohdon alle jäävät lisäksi taloussuunnittelu ja talousraportointi, kustannuslaskenta, tilastointipalvelut sekä controller-tehtävät. Yhteistyökumppanina toimiva palvelukeskus tuottaa sovittavan vastuumatriisin mukaiset palvelut, mm. kirjanpidon ja käyttöomaisuuskirjanpidon palvelut, osto- ja myyntireskontran hoidon, tilinpäätöksen ja konsernitilinpäätöksen sekä maksuliikenteen hoidon. Myös perintäpalveluiden hankinta palvelukeskuksen kautta on mahdollista. Tällä hetkellä perintäpalvelut Soitelle tuottaa Intrum Justitia.

Palkkahallinnon palvelut eivät olleet mukana tarjouspyynnössä. Palkkahallinnon osalta hyvinvointialue jatkaa Soitesta siirtyvällä omalla henkilöstöllä ja nykyisillä tietojärjestelmillä. Mahdolliset palvelukeskusratkaisut liittyen palkkahallinnon ulkoistukseen otetaan tarkasteluun hyvinvointialueen toiminnan käynnistyttyä ensimmäisen toimintavuoden aikana.

Hankintaprosessi on käynnistetty kutsumalla neuvotteluun tunnistetut mahdolliset palvelutuottajat. Indikatiivinen tarjouspyyntö on lähetetty 11.11.2021.  Hyvinvointialueen toteutuksen tiukan aikataulun vuoksi hankinta toteutetaan inhouse-hankintana. Tarjouspyynnöt on esitetty tämän toimintaperiaatteen pohjalta valituille toimijoille.

Sekä palvelutuottajan että hyvinvointialueen käytössä olevien resurssien ja siirtymäprosessin aikataulullisista syistä päätös palvelutuottajan valinnasta tulee tehdä heti vuoden 2022 alussa. Muussa tapauksessa hyvinvointialueen talousprosessien käyttöönotto vaarantuu. Keski-Pohjanmaan hyvinvointialueella ei ole valittavalle palvelutuottajalle siirrettävissä olevaa nykyisen toiminnanohjausjärjestelmän sopimusta (Unit4). Taloushallintopalveluiden hankinnan onnistuminen nykyisellä järjestelmällä edellyttää yhteistyötä Kokkolan kaupungin kanssa.

Saadut indikatiiviset tarjoukset perustuvat Soiten volyymitietoihin, jotka on toimitettu tarjouspyynnön liitteenä tarjoajien pyytämässä formaatissa. Lisäksi tarjouspyynnössä esitettiin tavoitteita liittyen palveluiden järjestämiseen. Saaduissa tarjouksissa ei ollut merkittäviä eroja näiden tavoitteiden osalta. Molemmat tarjoajat täyttävät asetetut laatuvaatimukset.  Saatujen indikatiivisten tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuusvertailun perusteella edullisimman tarjouksen jätti Monetra Oulu Oy.

Hankinnan käynnistyessä ratkaistavaksi tulee myös, voidaanko hankinnassa hyödyntää Soiten omistamaa Monetran osaketta vai tuleeko hyvinvointialueelle hankkia oma osake.

 Oheismateriaali Tarjousvertailu

Päätösesitys  Keski-Pohjanmaan hyvinvointialueen väliaikainen toimielin päättää valita Keski-Pohjanmaan hyvinvointialueen taloushallintopalveluiden tuottajaksi Monetra Oulu Oy:n. Väliaikaisen toimielimen päätöksellä sopimus laaditaan määräaikaisena 31.12.2023 loppuun saakka.

Hyvinvointialue päättää ostaa Monetra Oulu Oy:n osakkeen. Osakkeen lunastushinta on 1.110 (tuhatsatakymmenen) euroa.

Palvelukeskustuottajamallin toteuttaminen aiotulla tavalla edellyttää Kokkolan kaupungin päätöstä valita Monetra Oulu Oy:n Kokkolan kaupungin taloushallintopalveluiden tuottajaksi.

 

Päätös Hyväksyttiin päätösesitys.