Fullmäktige
Pöytäkirja 04.10.2021/Pykälä 44

REVISIONSNÄMNDEN 06.09.2021 § 40

Beredare Ilkka Piispanen, ordförande för revisionsnämnden

Enligt 121 § i kommunallagen har revisionsnämnden bland annat som uppgift att bereda de ärenden som gäller granskningen av förvaltningen och ekonomin och som fullmäktige ska fatta beslut om och att se till att granskningen av kommunen och dess dottersammanslutningar samordnas.

Enligt 122 § i kommunallagen väljer fullmäktige för granskning av förvaltningen och ekonomin en revisionssammanslutning. Sammanslutningen ska till ansvarig revisor förordna en OFGR-revisor. Till revisor i kommunens dottersammanslutningar ska kommunens revisionssammanslutning väljas, om det inte i anslutning till ordnandet av granskningen finns grundad anledning att avvika från detta. Revisionssammanslutningen kan väljas för granskning av förvaltningen och ekonomin för högst sex räkenskapsperioder i sänder.

Enligt 117 § i förvaltningsstadgan för Mellersta Österbottens social- och hälsovårdssamkommun Soite väljer fullmäktige på förslag av revisionsnämnden en revisionssammanslutning. Revisionssammanslutningen kan väljas för revision av förvaltningen och ekonomin för högst sex räkenskapsperioder i sänder.

För revision av samkommunens dottersammanslutning ska väljas samkommunens revisionssammanslutning.

Mellersta Österbottens social- och hälsovårdssamkommun Soites verksamhet upphör i sin nuvarande form i slutet av år 2022 i och med att funktionerna överförs till att skötas under Mellersta Österbottens nya välfärdsområde och dess FO-nummer 3221325-4. Med det ovannämnda som motivering gäller upphandlingen av revisionstjänsterna räkenskapsperioderna 2021 och 2022. Upphandlingen av samkommunskoncernens revisionstjänster underskrider det nationella tröskelvärdet på 60 000 euro som fastställs i 25 § i upphandlingslagen.

BDO Audiator Oy har lämnat ett anbud till Mellersta Österbottens social- och hälsovårdssamkommun Soite om revisionstjänster för åren 2021 och 2022.

Beslutsförslag Revisionsnämnden föreslår samkommunfullmäktige för Mellersta Österbottens social- och hälsovårdssamkommun Soite att revisionstjänsterna för åren 2021 och 2022 upphandlas genom direktupphandling i enlighet med anbudet från BDO Audiator Oy.

 Stefan Högnabba föreslog att tjänsterna konkurrensutsätts.

 Eftersom det lagts fram ett motförslag förrättades det omröstning. Det ursprungliga förslaget JA och motförslaget NEJ.

 Ilkka Piispanen och Johanna Järvelä röstade JA.
Stefan Högnabba, Katri Aro och Esa Kant röstade NEJ.

Beslut Revisionsnämnden inleder konkurrensutsättning av upphandlingen av revisionstjänster för åren 2021 och 2022.

 Följande sammanträde hålls tisdag 14.9.2021 kl. 15.30.

 Stefan Högnabba bereder kriterierna för konkurrensutsättningen och vi återkommer till dessa vid det följande sammanträdet 14.9.2021.

 Ant. Revisionsnämnden höll en paus på 5 minuter kl. 15.25.

REVISIONSNÄMNDEN 14.9.2021 § 45

Beredning Revisionsnämndens ordförande Ilkka Piispanen

 Revisionsnämnden har vid sitt sammanträde 6.9.2021 § 40 beslutat inleda konkurrensutsättning av upphandlingen av revisionstjänster för åren 2021 och 2022.

 Utkastet till anbudsförfrågan finns som referensmaterial.

 Revisionsnämnden beslutar godkänna anbudsförfrågan gällande upphandlingen och publicerar den i annonseringskanalen för offentlig upphandling Hilma.

Beslut Godkändes.

 Ant. Johanna Järvelä anlände till sammanträdet under behandlingen av denna paragraf.

REVISIONSNÄMNDEN 01.10.2021 § 50

Beredare Revisionsnämndens ordförande Ilkka Piispanen

 Beredningen av konkurrensutsättningen av revisionen under räkenskapsåren 2021-2022 har gjorts som revisionsnämndens eget arbete. Anbudsförfrågan publicerades i annonseringskanalen för offentlig upphandling Hilma som upprätthålls av Arbets- och näringsministeriet 16.9.2021 kl. 8.40. I anbudsförfrågan krävdes att anbuden lämnas in per e-post som ett s.k. turvaposti-meddelande på adressen hankinnat(at)soite.fi senast kl. 15.30 29.9.2021. I meddelandets rubrikfält antecknas "HALLINNON JA TALOUDEN TARKASTUSPALVELUT". Upphandlingsenheten preciserade under anbudsförfrågans giltighetstid att turvaposti-meddelandet ska skickas på adressen hankinnat@soite.fi.turvaposti.fi och koden ska skickas till telefonnumret 0400 145 537. Upphandlingsförfarandet är ett öppet förfarande. I anbudsförfrågan ställdes lämplighetskrav som skulle lämnas in med anbudet.

 Anbuden skulle lämnas in senast kl. 15.30 29.9.2021. Det lämnades in två anbud före deadlinen. Anbud lämnades in av BDO Audiator Oy och KPMG Oy Ab.
 

 Utgångspunkten i fråga om anbudsförfarandet som det stadgas om i upphandlingslagen är att anbudsgivaren följer villkoren i anbudsförfrågan och svarar för innehållet i sitt anbud. Enligt 2 mom. i 104 § i upphandlingslagen ska anbud som inte motsvarar upphandlingsannonsen, anbudsförfrågan eller villkoren för anbudsförfarandet uteslutas ur anbudsförfarandet. Enligt 1 mom. i 105 § i upphandlingslagen får den upphandlande enheten ställa krav på en anbudsgivares lämplighet.

 Revisionsnämndens medlemmar Esa Kant och Johanna Järvelä öppnade anbuden. Närvarande var också Soites upphandlingschef Anne Harjunpää och upphandlingssekreterare Satu Vanhala.

 Enligt meddelande från Esa Kant och Johanna Järvelä som öppnade anbuden kunde anbudet från KPMG Oy Ab inte öppnas. KPMG:s anbud kunde inte öppnas av tekniska skäl: felkod "Kohdetiedostoa ei voitu luoda" (målfilen kunde inte skapas). Anbudsgivaren försökte nås per telefon, men kunde inte nås. Anbudsgivaren ombads därför per e-post att ta kontakt så snart som möjligt. Det gjorde skärmavbildningar av datorskärmen. Skärmavbildningarna finns kvar i upphandlingsenheten. Upphandlingschef Anne Harjunpää gav revisionsnämnden en redogörelse som finns bifogat.

 KPMG Oy Ab:s filer kunde öppnas 30.9.2021.

 Vid valet som baserar sig på anbudsförfarandet följs en prissättning och andra villkor som baserar sig på anbudsförfarandet. Ett avtal som binder upphandlingsenheten kommer till först genom skriftliga avtal som upprättas separat. Närmare avtalsvillkor fastställs i det avtal som upprättas mellan revisionsnämnden och den revisionssammanslutning som väljs.

Revisionsnämndens medlemmar har haft tillgång till BDO Audiator Oy:s och KPMG Oy Ab:s anbudshandlingar jämte bilagor och det erbjuds tillgång till dem på upphandlingsenhetens upphandlingsbyrå före fullmäktiges sammanträde.

Beslutsförslag Revisionsnämnden beslutar föreslå att

 1. KPMG Oy Ab utesluts ur anbudsförfarandet eftersom anbudet inte uppfyller kravet nummer 4. Vi förutsätter OFR-auktorisering också av den biträdande revisorn.

 och beslutar föreslå för samkommunsfullmäktige för Mellersta Österbottens social- och hälsovårdssamkommun Soite att:

 2. Mellersta Österbottens social- och hälsovårdssamkommun Soite väljer BDO Audiator Oy som revisor för åren 2021-2022 i enlighet med anbudet och

3. fullmäktige befullmäktigar revisionsnämnden att godkänna ett avtal mellan samkommunen och BDO Audiator Oy som grundar sig på anbudet.

 Stefan Högnabba föreslår att kvalitetskraven inte begränsar uteslutandet av KPMG Oy Ab ur anbudsförfarandet.

Stefan Högnabbas förslag fick inget understöd.

Beslut Ordförandes förslag godkändes.

Ant. Revisionsnämnden höll en paus på tio minuter kl. 13.08.

Ant. Revisionsnämnden höll en paus på tio minuter kl. 14.06.

FULLMÄKT 04.10.2021 § 44  

112/00.03.00/2021  

Beredare Verkställande direktör Minna Korkiakoski-Västi

Förslaget är inte med på sammanträdets föredragningslista. Före egentlig behandling av ärendet krävs det därför först ett enhälligt beslut om att behandla ärendet.

Beslutsförslag 1. Fullmäktige beslutar behandla ärendet som ett extra ärende vid detta sammanträde.
2. Mellersta Österbottens social- och hälsovårdssamkommun Soite väljer BDO Audiator Oy som revisor för åren 2021-2022 i enlighet med revisionsnämndens förslag.
3. Fullmäktige befullmäktigar revisionsnämnden i enlighet med revisionsnämndens förslag att godkänna ett avtal mellan samkommunen och BDO Audiator Oy som grundar sig på anbudet.

Beslut 1. Fullmäktige beslöt enhälligt behandla ärendet som ett extra ärende vid detta sammanträde.
2.-3. Förslaget godkändes enhälligt.

 Ant. Revisionsnämndens vice ordförande Johanna Järvelä föredrog ärendet vid sammanträdet.