Keski-Pohjanmaan hyvinvointialueen väliaikainen valmistelutoimielin
Pöytäkirja 01.09.2021/Pykälä 9

VATE 01.09.2021 § 9  

789/00.02.15/2021  

Vastuuvalmistelu ja työnjako Vatessa

Väliaikaisen valmistelutoimielimen jäsenet toimivat vastuuvalmistelijoina kukin oman perustehtävänsä mukaisissa asioissa Vaten tehtävissä. Vastuuvalmistelijat kokoavat omaa vastuualuettaan varten tarvittavia työryhmiä, joiden kokoonpanolla toteutetaan valmistelutyötä. Valmistelu tapahtuu puheenjohtajan ja väliaikaisen valmistelutoimielimen muutosjohtajan työnjohdossa.

Lisäksi kootaan puheenjohtajan johdolla viestintäryhmä. Puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan johdolla kootaan integraation toteutumista varmistaen tulevaa organisaatiorakennetta, johtamisjärjestelmää, hallintosääntöä yms valmistelevat ryhmät. Toiminnallisten palveluprosessien kehittämistä jatketaan hankkeiden tuella nykyisten toimiala- ja linjajohdon johdolla osana perustehtäviä. 

Kokousmenettely ja valmistelutyöskentelyn "työtila"

Kokous- ja viranhaltijapäätösmenettelyssä hyödynnetään Dynasty-järjestelmää. Dynastyy tuodaa valmistelun edetessä myös siirtyvät sopimukset. Ensivaiheessa käytössä on Soiten sopimuksen alaisuudessa olle järjestelmä. Tarve ja peruste erillisen ohjelmiston hankinnalle selvitetään.

Valmistelun "työtilana" käytetään Sharepoint-ratkaisua. Myös Vate-kokousten liite- ja oheismateriaaliaineisto tallennetaan sharepointiin. Menettely toteutetaan samalla tavalla kuin Soiten hallituksen ja valtuuston asiakirjamenettelyssä on toteutettu.

Talous- ja henkilöstöhallinnon sekä hallinnollisten tukipalveluiden järjestäminen

Lähtökohta lainsäädännössä on, että tukipalvelut Vaten toiminnalle tuottaa se organisaatio, joka on nimittänyt toimielimen. Näin ollen talous- ja henkilöstöhallinnon sekä muiden hallinnollisten tukipalveluiden tuottajana on Soite.

Taloushallinnon palvelut Soite ostaa Kokkolan kaupungilta, jonka kanssa tehdään sopimus Vaten taloushallintopalveluidentuottamisesta. Henkilöstö- ja palkkahallinnon palvelut tuotetaan Soiten toimintana.

Laskujen hyväksymis- ja tarkastusmenettelystä tulee päättää.

Päätösehdotus Väliaikainen valmistelutoimielin päättää:
1. hyväksyä, että hyvinvointialueen väliaikaishallinnon talous palvelut hankitaan Soiten kautta siten, että palvelun tuottaa Kokkolan kaupunki Soiten taloushallintopalveluiden mukaisella ratkaisulla
2. hyväksyä, että henkilöstöhallinnon ja muut hallinnolliset tukipalvelut (mm hankinnat, viestintä, käännös, sihteeri) hankitaan palvelut Soitelta
3. antaa Vaten puheenjohtajalle oikeuden päättää muista tarvittavista talous-ja henkilöstöhallinnon toimintojen edellyttämistä hallinnollisista asioista
4. hakea hyvinvointialueen Suomi.fi-oikeudet ja domain oikeudet väliaikaisen valmistelutoimielimen puheenjohtaja Minna Korkiakoski-Västille ja varapuheenjohtaja Jaakko Pukkiselle;
5. merkitä tiedoksi, että hyvinvointialueelle on avattu Soiten hallituksen antamalla mandaatilla pankkitili Keski-Pohjanmaan Osuuspankkiin ja antaa sille käyttöoikeuden Minna Korkiakoski-Västille, Jaakko Pukkiselle sekä Pasi Hämäläiselle;
6. antaa hyvinvointialueen väliaikaishallinnon laskujen hyväksymisoikeuden Minna Korkiakoski-Västille, Jaakko Pukkiselle ja Pasi Hämäläiselle;
7. antaa hyvinvointialueen väliaikaishallinnon laskujen tarkastusoikeuden Eija Heikkilälle, Pasi Hämäläiselle, Mika Kivelälle, Eija Kellokoski-Karille, Tanja Witickille ja Suvi Melender-Låglandille

Päätös Hyväksyttiin päätösehdotuksen kohdat 1 - 7.