Valtuusto
Pöytäkirja 04.10.2021/Pykälä 44

VALT 04.10.2021 § 44  

112/00.03.00/2021  

TARKLTK 06.09.2021 § 40 

Valmistelija Ilkka Piispanen, tarkastuslautakunnan puheenjohtaja.

Kuntalain 121 §:n mukaan tarkastuslautakunnan tehtävänä on mm. valmistella valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat sekä huolehtia kunnan ja sen tytäryhteisöjen tarkas-tuksen yhteensovittamisesta.

Kuntalain 122 §:n mukaan valtuusto valitsee hallinnon ja talouden tarkastamista varten tilintarkastusyhteisön. Yhteisön on määrättävä vastuunalaiseksi tilintarkastajaksi JHT-tilintarkastaja. Kuntayhtymän tytäryhteisön tilintarkastajaksi on valittava kuntayhtymän tlintarkas-tusyhteisö, jollei tästä poikkeamiseen ole perusteltua tarkastuksen järjestämiseen liittyvää syytä. Tilintarkastusyhteisö voidaan valita kerrallaan enintään kuuden tilikauden hallinnon ja talouden tarkasta-mista varten.

Keski-Pohjanmaan sosiaali- ja terveyspalvelukuntayhtymä Soite hallintosäännön 117 §:n mukaan valtuusto valitsee tarkastuslautakunnan esityksestä tilintarkastusyhteisön. Tilin- tarkastusyhteisö voidaan valita kerrallaan enintään kuuden tilikauden hallinnon ja talouden tarkastamista varten. Kuntayhtymän tytäryhteisöjen tilintarkastajaksi on valittava kuntayhtymän tilintarkastusyhteisö.

Kuntayhtymän tytäryhteisöjen tilintarkastajaksi on valittava kuntayhtymän tilintarkastusyhteisö.

Keski-Pohjanmaan sosiaali- ja terveyspalvelukuntayhtymä Soiten toiminta päättyy nykyisessä muodossa vuoden 2022 lopussa toimin-tojen siirtyessä uuden Keski-Pohjanmaan hyvinvointialueen Y- tun-nus 3221325-4 hoidettavaksi. Em. perusteella tilintarkastuspalve-lujen hankinta koskee tilikausia 2021 ja 2022. Kuntayhtymäkonsernin tilintarkastuspalveluiden hankinta alittaa hankintalain 25 §:ssä tarkoi-tetun 60 000 euron kansallisen kynnysarvon.

BDO Audiator Oy on jättänyt Keski-Pohjanmaan sosiaali- ja terveys-palvelukuntayhtymä Soitelle tarjouksen vuosien 2021 ja 2022 tilintar-kastuspalveluista.

Päätösesitys Tarkastuslautakunta esittää Keski-Pohjanmaan sosiaali- ja terveys-palvelukuntayhtymä Soiten kuntayhtymän yhtymävaltuustolle, että tilintarkastuspalvelut vuosille 2021 ja 2022 hankitaan suorahan-kintana BDO Audiator Oy tarjouksen mukaisesti.

Stefan Högnabba esitti, että järjestetään kilpailutus.

Koska oli tehty vastaesitys, suoritettiin äänestys. Pohjaesitys JAA, vastaesitys EI.

JAA äänet: Ilkka Piispanen ja Johanna Järvelä.

EI äänet: Stefan Högnabba, Katri Aro ja Esa Kant.

Päätös  Tarkastuslautakunta käynnistää kilpailutuksen tilintarkastuspalvelujen hankinnasta vuosille 2021 ja 2022.

Seuraava kokous pidetään tiistaina 14.9.2021 klo 15.30.

Stefan Högnabba valmistelee kilpailukriteeristön, johon palataan seuraavassa kokouksessa 14.9.2021.

  Merk. Tarkastuslautakunta piti 5 minuutin tauon klo 15.25.

TARKLTK 14.09.2021 § 45 

Valmistelija Tarkastuslautakunnan puheenjohtaja Ilkka Piispanen.

Tarkastuslautakunta on kokouksessaan 6.9.2021 § 40 päättänyt käynnistää kilpailutuksen tilintarkastuspalvelujen hankinnasta vuosille 2021 ja 2022.

Viiteaineistona tarjouspyyntöluonnos.  

Tarkastuslautakunta päättää hyväksyä hankintaa koskevan tarjouspyynnön ja saattaa sen julkaistavaksi julkisten hankintojen ilmoituskanavassa Hilmassa.

Päätös  Hyväksyttiin.

Merk. Johanna Järvelä saapui kokoukseen tämän pykälän käsittelyn aikana.

TARKLTK 01.10.2021 § 50 

Valmistelija Tarkastuslautakunnan puheenjohtaja Ilkka Piispanen.

Tilivuosien 2021-2022 tilintarkastuksen kilpailutuksen valmistelu on suoritettu tarkastuslautakunnan omana työnä. Tarjouspyyntö julkaistiin työ- ja elinkeinoministeriön ylläpitämässä sähköisessä julkisten hankintojen ilmoituskanavassa HILMA:ssa 16.09.2021 klo 8.40. Tarjouspyynnössä edellytettiin, että tarjoukset tulee toimittaa sähköpostitse turvapostina osoitteeseen hankinnat(at)soite.fi 29.9.2021 klo 15.30 mennessä. Viestin aihe-kenttään merkintä "HALLINNON JA TALOUDEN TARKASTUSPALVELUT". Hankintayksikkö tarkensi tarjouspyynnön voimassa ollessa, että turvaposti tulee lähettää osoitteeseen hankinnat@soite.fi.turvaposti.fi ja koodi numeroon 0400145537. Hankintamenettely oli avoin menettely. Tarjouspyynnössä tarjoajille asetettiin soveltuvuusvaatimuksia, jotka tuli toimittaa tarjouksen mukana.

Tarjoukset tuli jättää 29.9.2021 klo 15.30 mennessä. Määräaikaan mennessä jätettiin kaksi tarjousta. Tarjouksen jättivät BDO Audiator Oy ja KPMG Oy AB.

Hankintalaissa säännellyn tarjouskilpailumenettelyn lähtökohtana on, että tarjoaja noudattaa tarjouspyynnön ehtoja ja vastaa tarjouksensa sisällöstä. Hankintalain 104 §:n 2 momentin mukaan hankintailmoitusta, tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta. Hankintalain 105 §:n 1 momentin mukaan hankintayksikkö voi asettaa vaatimuksia tarjoajan soveltuvuudelle.

Tarkastuslautakunnan jäsenten Esa Kant ja Johanna Järvelä toimesta suoritettiin tarjousten avaus. Paikalla olivat myös Soiten hankintajohtaja Anne Harjunpää ja hankintasihteeri Satu Vanhala.

Tarjousten avausta suorittaneiden Esa Kantin ja Johanna Järvelän ilmoituksen mukaan KPMG Oy AB:n tarjousta ei saatu avattua.

KPMG:n tarjousta ei saatu avattua teknisestä syystä; virhekoodi

"Kohdetiedostoa ei voitu luoda". Yritetty soittaa tarjoajalle, mutta ei tavoitettu, joten pyydetty sähköpostitse ottamaan yhteyttä mahdollisimman pian. Suoritettiin kuvakaappaukset tietokoneen näytöltä. Kuvakaappaukset ovat tallessa hankintatoimistossa.

Hankintajohtaja Anne Harjunpää on antanut tarkastuslautakunnalle selvityksen, joka on oheismateriaalina.

  KPMG Oy AB:n tiedostot on saatu avattua 30.09.2021.

Tarjouskilpailuun perustuvassa valinnassa noudatetaan tähän tarjouskilpailuun perustuvaa hinnoittelua ja muita ehtoja. Hankintayksikköä sitova sopimus syntyy vasta erikseen tehtävillä kirjallisilla sopimuksilla. Tarkemmat sopimusehdot määritellään tarkastuslautakunnan ja valittavan tilintarkastusyhteisön välillä tehtävässä sopimuksessa.

BDO Audiator Oy:n ja KPMG Oy AB:n tarjousasiakirjat liitteineen ovat olleet tarkastuslautakunnan jäsenten saatavilla ja ne ovat nähtävänä ennen valtuuston kokousta hankintayksikön hankintatoimistossa.

Päätösesitys 

Tarkastuslautakunta päättää esittää, että:

1. KPMG Oy AB suljetaan tarjouskilpailusta, koska tarjous ei täytä tarjouspyynnön kohtaa 4. Edellytämme myös avustavalta tarkastajalta JHTT-auktorisointia.

ja päättää esittää Keski-Pohjanmaan sosiaali- ja terveyspalvelukuntayhtymä Soiten yhtymävaltuustolle, että:

2. Keski-Pohjanmaan sosiaali- ja terveyspalvelukuntayhtymä Soite tilintarkastajaksi vuosiksi 2021-2022 valitaan BDO Audiator Oy tarjouksen mukaisesti ja

3. yhtymävaltuusto oikeuttaa tarkastuslautakunnan hyväksymään tarjoukseen perustuvan sopimuksen kuntayhtymän ja BDO Audiator Oy:n välillä.

Stefan Högnabba esittää, että laatuvaatimukset eivät rajoita KPMG Oy AB:n sulkemista tarjouskilpailusta.

Stefan Högnabban esitys ei saanut kannatusta.

Päätös  Puheenjohtajan esitys hyväksyttiin.

  Merk. Tarkastuslautakunta piti 10 minuutin tauon klo 13.08.

  Merk. Tarkastuslautakunta piti 10 minuutin tauon klo 14.06.

VALT 04.10.2021     

112/00.03.00/2021  

Valmistelija Toimitusjohtaja Minna Korkiakoski-Västi

 Esitys ei sisälly valtuuston kokouksen esityslistalle. Näin ollen asian käsitteleminen edellyttää yksimielistä päätöstä ylimääräisen asian käsittelyyn ottamisesta ennen varsinaista asian käsittelyä. 

Päätösesitys 1. Valtuusto päättää ottaa asian käsiteltäväksi ylimääräisen asiana tässä kokouksessa.

2. Tarkastuslautakunnan esityksen mukaisesti valtuusto valitsee Keski-Pohjanmaan sosiaali- ja terveyspalvelukuntayhtymä Soiten tilintarkastusyhteisöksi vuosiksi 2021-2022  BDO Audiator Oy

3. Tarkastuslautakunnan esityksen mukaisesti valtuusto oikeuttaa tarkastuslautakunnan hyväksymään tarjoukseen perustuvan sopimuksen kuntayhtymän ja BDO Audiator Oy:n välillä.

Päätös 1. Valtuusto päätti yksimielisesti ottaa asian ylimääräisenä käsiteltäväksi tässä kokouksessa.

2.-3. Esitys hyväksyttiin yksimielisesti.

 merk.Tarkastuslautakunnan vpj Johanna Järvelä esitteli asiaa kokouksessa.